Empresas de todos os portes enfrentam desafios constantes para melhorar sua eficiência organizacional. O foco muitas vezes recai sobre as pessoas, suas habilidades e desempenho individual. No entanto, um olhar mais atento revela que, em muitos casos, a principal alavanca para melhoria e ganhos de eficiência está nos processos de trabalho.
Entender essa diferença pode ser fundamental para alcançar resultados melhores e mais sustentáveis.
Reestruturações organizacionais são um exemplo clássico de como as empresas tentam melhorar sua eficiência. Embora as reorganizações tenham como objetivo otimizar o desempenho, muitas vezes, elas falham em atingir os resultados esperados, em parte porque não abordam diretamente os processos subjacentes que limitam a eficácia do trabalho.
Um estudo da McKinsey indicou que apenas 23% das reestruturações são consideradas bem-sucedidas pelas empresas ao revisitar essas mudanças. Além disso, muitas reestruturações malsucedidas resultam em tentativas de desfazer as alterações feitas, o que indica que houve falhas significativas na implementação.
O papel do organograma
Os organogramas desempenham um papel importante ao definir a estrutura hierárquica e a comunicação dentro das empresas. Eles oferecem clareza sobre quem reporta a quem e como as decisões são escaladas. No entanto, essa visão hierárquica não captura a complexidade dos processos de trabalho nem as interações que realmente impulsionam o desempenho organizacional.
Reestruturações organizacionais, por exemplo, são frequentemente utilizadas para ajustar a alocação de pessoas nas funções, com o objetivo de melhorar os resultados. Contudo, essa abordagem tende a gerar interrupções nos relacionamentos internos e externos e pode levar a uma redução temporária na produtividade. Em vez de se concentrar apenas em mudanças estruturais, é fundamental considerar como o trabalho é realizado e otimizar os processos que sustentam a organização.
O Foco nos processos como alavanca para a eficiência
Normalmente, o verdadeiro potencial de melhoria está nos processos de trabalho e não apenas nas habilidades individuais dos colaboradores. A eficiência de uma equipe depende fortemente do ambiente de trabalho e da maneira como o trabalho flui através dos processos. Muitas organizações têm gargalos ocultos, como longas esperas entre as etapas de um processo, que limitam a eficácia geral.
Por exemplo, substituir um colaborador por alguém mais produtivo pode ter pouco impacto se os processos que envolvem esse trabalho não forem ajustados para suportar o aumento de produção. A principal limitação frequentemente não está no tempo de execução de uma tarefa, mas nos períodos de espera antes e depois dessa tarefa.
Gestão do fluxo
Existem muitos exemplos de como as empresas muitas vezes se concentram em pessoas e hierarquias, sem prestar a devida atenção aos processos. Executivos, ao tentar melhorar o desempenho, têm o poder de contratar, demitir e reorganizar, mas muitas vezes, não têm uma visão detalhada dos processos de trabalho. Como resultado, essas mudanças de alto nível podem não resolver os problemas reais.
É aqui que o Value Stream Management (VSM) entra como uma abordagem mais eficaz. Ao invés de focar em reorganizar pessoas, o VSM envolve a gestão contínua dos fluxos de trabalho, garantindo que os processos sejam otimizados para entregar valor de maneira eficaz. Essa prática permite que as empresas visualizem o fluxo de valor de ponta a ponta, identifiquem gargalos e implementem melhorias diretamente nos processos. Diferente de reestruturações pontuais e muitas vezes disruptivas, o VSM é um ciclo contínuo de melhoria que ajusta os fluxos de trabalho conforme necessário para maximizar o valor entregue ao cliente.
Processos primeiro, pessoas depois
A verdadeira chave para a eficiência organizacional está em melhorar os processos e não apenas em reorganizar pessoas ou estruturas. Reestruturações podem ser necessárias em certos momentos, mas seu impacto geralmente é limitado se não forem acompanhadas por uma análise cuidadosa e uma gestão contínua dos processos que sustentam o trabalho. Com o VSM, as empresas podem monitorar, otimizar e ajustar seus fluxos de trabalho de maneira contínua, garantindo melhorias sustentáveis e resultados de longo prazo.
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